Como puedo hacer que se comuniquen diferentes grupos de usuarios??

Buenas !
Si esto no va en esta sección sepan disculparme pero la verdad que no tenía idea de donde ponerlo, si hay que moverlo no hay problema.

Estoy haciendo un sitio de consultas y lo que estoy necesitando es hacer que el usuario (luego de registrase) pueda hacerla.
El tema es el siguiente.
Voy a tener diferentes departamentos que reciben las consultas ej. Pagos, cobranzas, servicio técnico, etc.
Tengo que crear para cada departamento un grupo y otro grupo para los que se registran desde la web (por ejemplo “usuarios”).

Ahora empieza lo bueno!
Cuando un usuario se registra tiene que poder mandar su consulta a un departamento específico. Esto quiere decir que el usuario puede seleccionar a que grupo quiere enviar su consulta.
Esta consulta le tiene que llegar solo a los que integran ese grupo.
Las respuestas que el usuario reciba las tiene que poder consultar desde el mismo sitio y no que le lleguen por mail a su casilla personal, lo mismo pasaría con las personas de los otros grupos.

En definitiva.
El usuario puede hacer una consulta a todos los integrantes de “servicio técnico”.
Todos los integrantes de “servicio técnico” envían sus respuestas a quien hizo la consulta.

Hay algo que me permita hacer esto? No me importa si es de pago o gratis.

Saludos y muchas gracias!!!!